مطالعات انجام شده توسط KPMG Peat Marwickدر سال 1998 در مورد بنگاه های اقتصادی اروپایی نشان داد که تقریبا نیمی از شرکت ها چنین گزارش داده اند: «هنگامی که کارکنان کلیدی سازمان دست از کار می کشند، سازمان با مشکلات قابل توجهی مواجه می شود». تحقیقاتی که در دانشگاه کرنفیلد انجام شد نشان داد که بنگاه های مورد بررسی معتقدند بیشتر دانش موردنیازشان در سازمان وجود دارد، اما یافتن و به کارگیری آن چالشی مستمر است (کردی و عطایی، 1387، 53). این باور درست، آنان را در جستجوی استقرار نظام مدیریت دانش سوق می دهد اما گاه با حرکت در مسیری نادرست.
متاسفانه شمار سازمان های ایرانی که این مسیر نادرست را بر می گزینند اندک نیست. به بیان دیگر بسیاری از سازمان ها با این تصور که اجرای یک پورتال سازمانی اثربخش یا راه اندازی یک اینترانت قوی در سازمان گام نخست و مهمترین اقدام در مسیر مدیریت دانش سازمانی است؛ افتان و خیزان در پی برنامه نویسان، استقرار دهندگان شبکه و (در اغلب موارد) همان کارشناسان سیستم های اطلاعاتی می روند. البته این برنامه نویسان و شبکه کاران امروز به اقتضای سلیقه بازار نام خود را به مجریان نظام های مدیریت دانش یا دست کم مجریان نرم افزارهای مدیریت دانش تغییر داده اند و با این عنوان جذاب، خیل مشتاقان متصف به موهبت مدیریت دانش را در پی خویش می کشند.
سازمان های مشتاق مذکور از همین دیدگاه، گام دوم را قابل مشاهده ساختن دانش (یا به واقع انتقال حجم بیشتری از نامه ها، پوشه ها، پرونده ها، گزارش ها، قوانین، مقررات و مصوبات سازمان به فایل های مختلف شبکه های اینترانتی سازمان خود) به شمار می آورند. تاسف بارتر آن است که شماری از سازمان ها به دلایل مختلف، به ویژه القائات همین گروه ها و شرکت های طراحی نرم افزار و بسیاری اوقات کپی کار، که این روزها تعداد آنها در ایران رو به افزایش است؛ این گام یعنی استقرار یک شبکه حفظ و تبادل دانش دیجیتالی را گام نهایی استقرار نظام مدیریت دانش در سازمان می پندارند.
اکنون نظام مدیریت دانش در سازمان ما مستقر گردیده است! کارکنان و مدیران سطوح مختلف سازمان به آن دسترسی دارند و احتمالا تعداد مراجعه کنندگان آن روز به روز افزایش می یابد. مدیرعامل و البته سایر مدیران عالی سازمان می توانند با غرور و مباهات بسیار در محافل درون سازمانی، صنعتی و ملی بر جایگاه نخست خود در استقرار نظام مدیریت دانش افتخار کنند.
از سوی دیگر شرکت مجری این شبکه پرقدرت نیز می تواند در محافل حرفه ای و گاه علمی و نیز سایت و بروشورهای رنگارنگ خود با افتخار بسیار از شرکت های معظمی که به دستان پرتوان وی به موهبت نظام مدیریت دانش مفتخر گردیده اند نام ببرد و با ابداع واژگان و اصطلاحات مبهمی چون سیستم های پیشرفته دانش، مدل های تحلیلی مدیریت دانش، نظام های مدیریت دانش و امثالهم، به طرق مختلف عناوین «نخستین شرکتِ ...» یا «مبدع اولین و تنها نرم افزار مدیریت دانش ... در ایران» را به خود ارزانی کند.
حال باید پرسید در این شرکت چه کسی می خواهد پاسخگوی پرسش های نگران کننده ای باشد که به ذهن هر کارشناس آشنا با مقدمات مدیریت دانش خطور می کند. پرسش هایی از قبیل پرسش های زیر که می توان آنها را در چند گروه دسته بندی کرد:
پرسش های اساسی اولیه
· چه چیز را می توان دانش نامید؟
· دانش سازمان چیست و چگونه باید آن را دسته بندی نمود؟ آیا اساسا عرصه های کلیدی دانش سازمان از پیش تعریف شده است؟ مثلا اگر چیزی به نام دانش مرتبط با نحوه تدوینِ چشم انداز و ماموریت، هدف گذاری و سایر مبانی مطرح در برنامه های استراتژیک، در سازمان موردنظر تعریف نشده است، چگونه سازمان یادشده می تواند از بازیابی و حفظ این دانش یا تسهیم و کاربرد آن سخن بگوید؟
· نقاط تمرکز دانش موجود سازمان کدامند؟
· چه تیمی، بر اساس کدام برنامه، متولی سیاستگذاری، برنامه ریزی و اجرا در عرصه مدیریت دانش سازمان است؟
· برنامه های آموزشی، انگیزشی و تشویقی سازمان برای فعالی کردن اعضا در فرایند مدیریت دانش کدامند؟
در مورد کسب دانش و خلق دانش
· کسب و بازیابی چه دانشی در اولویت است؟
· استراتژی های اساسی سازمان برای کسب دانش کدامند؟
· برنامه شرکت برای جستجو، بازخوانی و بازیابی دانش موجود در اذهان مدیران و کارشناسان سازمان چیست؟
· استراتژی ها و تاکتیک های سازمان برای خلق دانش کدامند؟
در مورد محافظت از دانش
· آیا هر نامه یا دستورجلسه ای را می توان دانش نامید و با اسکن و قراردادن آن در شبکه داخلی سازمان مدعی محافظت از دانش سازمان گردید؟
· روش های موثر حفظ و نگهداری از دانش سازمان کدامند؟
· چه حجمی از دانش آشکار و مکتوب سازمان در اختیار مراجعه کنندگان به سیستم (شبکه مجازی) قرار می گیرد؟
· چه بخشی از دانش موردنیاز تصمیم گیرندگان استراتژیک سازمان در این سیستم قرار داده می شود؟
· چه بخشی از دانش موردنیاز مدیران عملیاتی یا کارکنان سطوح پایین سازمان را باید در این سیستم قرار داد؟
در مورد انتقال و تبادل دانش
· چه تعداد از اعضای سازمان به این شبکه مجازی سر می زنند؟
· چه درصدی از اعضای سازمان آنچه از طریق شبکه در اختیار دیگران قرار گرفته و احتمالا ماهیت دانش داشته است (نه اطلاعات) را مطالعه می کنند؟
· چه تعداد از مطالعه کنندگان آنچه مطالعه نموده اند را درمی یابند؟
· چه تعداد از آنان متناسب با نیاز حرفه ای خود به کسب و فهم دانش یادشده روی آورده اند و چه تعداد از سر کنجکاوی و ...
· آیا هر اظهار نظری درباره یکی از مسائل سازمان یا احتمالا دانش موجود در شبکه را می توان مشارکت و تعامل همکاران به شمار آورد؟
· بخش های کلیدی تر دانش سازمان که انتقال و تبادل آن در میان شماری از افراد خاص درون و بیرون از سازمان ضروری است، کدامند؟
در مورد کاربرد و استفاده از دانش
· چه بخشی از آنان که به دانشی (متناسب با نیاز حرفه ای خود) در شبکه دست یافته اند، قادر بوده اند آن را در مرحله عمل به کار گیرند؟
· با فرض تقویت سازمان در کسب، خلق، انتقال و حفظ دانش موردنیاز خود، چه تیمی مسئول تسهیل شرایط کاربرد و استفاده از این دانش است؟
اکنون برای آنان که از پیگیری نظام مدیریت دانش در سازمان خود حقیقتا در پی تفاخر و ارائه آمار و ارقامِ وجاهت ساز نیستند یادآوری تامل بر چند پرسش ضروری است:
· آیا از خود پرسیده اید که استقرار یک پورتال یا اینترانت قوی چگونه می تواند مشکل گزینش های نادرست در سطوح مختلف سازمان را برطرف نماید؟ چگونه می توان از مدیران و کارشناسانی که به هیچ عنوان شایستگی انجام مسئولیت های محوله را ندارند انتظار داشت که در عرصه خلق، کسب، تسهیم، حفظ و کاربرد دانش ایفای نقش کنند.
· آیا پیاده سازی قوی ترین نرم افزارهای مدیریت دانش در سازمان قادر است ضعف مهارت های خلاقیت، ایده پردازی و نوآوری اعضای سازمان و فراتر از آن بی میلی آنان به یادگیری و پیگیری این مهارت ها که محور اصلی خلق و کسب دانش در سازمان است را برطرف سازد؟
· آیا شبکه های مجهز به سیستم های نرم افزاری مختلف و متنوع می توانند مشکل عدم علاقه افراد به بازگویی و ثبت دانش و اندوخته های خود و به ویژه تبادل دانش و تجربیات خویش با یکدیگر را بر طرف نمایند؟
· آیا استفاده از انواع نرم افزارهای مدیریت دانش می توانند کارکنان را به استفاده بیشتر از آموخته های خود در فرایند مدیریت دانش ترغیب نمایند؟
نقش فناوری اطلاعات درمدیریت دانش
این همه را از آن سوی یادآور نشدیم که نقش فناوری اطلاعات در عرصه مدیریت دانش را انکار کنیم. "فناوری اطلاعات، برای موفقیت سیستم های مدیریت دانش حیاتی است؛ زیرا با فراهم آوردن معماری سازمانی مناسب، مدیریت دانش را در درون سازمان ها امکان پذیر می سازد. سیستم های مدیریت دانش با استفاده از سه دسته فناوری توسعه می یابند:
ارتباطات، همکاری و ذخیره و بازیابی. فناوری های ارتباطات امکان دسترسی به دانش مورد نیاز و ارتباط با یکدیگر، به ویژه با متخصص ان را برای کاربران فراهم می سازند. امکاناتی نظیر پست الکترونیکی، اینترنت، شبکه های داخلی شرکت و دیگر ابزار مبتنی بر وب، برقراری ارتباط را امکان پذیر می کنند. زمانیکه رویکرد تعاملی در مدیریت دانش اتخاذ می گردد حتی ماشین های فکس و تلفن نیز برای ارتباطات به کار می روند (نوروزیان، 1384، 32؛ به نقل از توربان و همکاران، 2003).
فناوریهای همکاری ابزار لازم برای کار گروهی (Collaboration) فراهم می کنند. گروه ها می تواننددر یک زمان،بر روی مستندات مشترک، کار یا در زمان های متفاوت از آنهااستفاده کنند. این امر می توانددر یک مکان یا در مکان های مختلف صورت پذیرد. قابلیت های پردازش مشترک مانند توفان مغزی الکترونیکی،کارگروهی را خصوصا برای مشارکت در ایجاد دانش، ارتقا می بخشد. از دیگر شکل های کار گروهی، می توان همکاری متخصصان یا افراد دیگر جهت استفاده از دانش آنها را ذکر کرد.
اینامر مستلزمهمکاریدرسطحنسبتابالاییاست. سایرسیستم های پردازش مشترک امکان خلق فضایی مجازی را برای سازمان فراهم می کنند که در هر مکان و هر زمان،به صورت برخط (online) به انجام وظایف خود بپردازند.
هدفاولیهفناوری های ذخیره و بازیابی استفاده از یک سیستم مدیریت پایگاه داده جهت ذخیره سازی و مدیریت دانش است. کسب، ذخیره سازی ومدیریت دانش ضمنی معمولا نیاز به ابزارهای متفاوتی دارد. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم های تخصصی ذخیره سازی که بخشی از سیستم های کامپیوتری هستند، این نیاز را تامین می کنند (کردی و عطایی، 1387، 54).
دربدوامربهمدیریتدانشفقطازبعدفناورینگاهمی شدو آن را یک فناوری می پنداشتند،اما به تدریج سازمانها دریافتندکه برای استفاده واقعی از مهارت کارکنان، چیزی ماورای مدیریت اطلاعات مورد نیاز است. برخلاف بعد فناوری، درمدیریت دانش، انسانها در مرکز توجه قرار می گیرند و همین عامل انسانی و جهت مایز مدیریت دانش از مفاهیم مشابهی چون مدیریت اطلاعات است (کردی و عطایی، 1387، 52). این نکته ای است که صاحبنظران بسیاری به آن اشاره کرده اند. کوک و کوک (2004) در این زمینه می گویند: بر این موضوع که شکست در تسهیم اطلاعات و اجرای فرایندهای انتقال دانش، اغلب ناشی از بی توجهی به عوامل انسانی و تاکید بیش از حد بر راه حل های برخواسته از فناوری اطلاعات و ارتباطات است؛ اجماعی گسترده در ادبیات مشاهده می گردد.از سوی دیگر به نظر می رسد عوامل احساسی مانند قدرت، اعتماد، دوست داشتن یا نداشتن نیز نقشی مهم در انتقال دانش ضمنی ایفا میکنند (زیدلر و همکاران، 2008، به نقل از کوک و کوک، 2004). بر این اساس نمی توان امیدوار بود که سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد و سیستم های تخصصی ذخیره سازی به عنوان بخشی از سیستم های کامپیوتری (آنگونه که دو پژوهشگر یاد شده متذکر می شوند) نیاز به کسب، ذخیره سازی و مدیریت دانش ضمنی را تامین کنند؟
در نهایت از دیدگاه آکادمیک نیز این نکته قابل توجه است که مدیریت دانش، یک دیسیپلین یا مبحث علمی بین رشته ای است که فهم و تحلیل آن نیازمند بهره برداری از عرصه های آکادمیکی چون: مدیریت منابع انسانی، رفتار سازمانی، ارتباطات، سیستم های اطلاعاتی، مهندسی نرم افزار و شبکه است. از همین رو فهم، تحلیل، فرهنگ سازی و نهادینه سازی آن از یک طرف نیازمند اندیشمندان و متخصصان بین رشته ای آگاه بر عرصه های آکادمیک یادشده و از طرف دیگر مستلزم هم اندیشی و همکاری اندیشمندان و کارشناسان رشته های مختلف مذکور است.
حال اگر از یک طرف تعداد دانش آموختگان، خبرگان یا صاحب نظران بین رشته ای و همزمان آگاه از عرصه های آکادمیک فوق در کشور بسیار اندک باشد و از طرف دیگر تعاملی موثر و هدفمند بین اعضای جامعه متخصصان و مشاوران فعال در عرصه های مرتبط با مدیریت دانش مشاهده نگردد؛ آشکار است که نتیجه ای جز فهم ناقص و تک بعدی از پدیده مدیریت دانش و اقداماتی محدود و یک سو نگرانه برای استقرار و نهادینه سازی آن عاید پژوهشگران و سازمان های به ظاهر یا به واقع علاقه مند، نخواهد شد.
منابع
· کردی، مراد و عطایی، آزاده (1387) نقش فناوری اطلاعات در مدیریت دانش، فناوری دانش، سال اول، شماره 2، اسفند.
· نوروزیان، میثم (1384) کاربرد مدیریت دانش در بخش دولتی، تدبیر، سال شانزدهم، شماره 156، اردیبهشت.
-
Seidler-de Alwis, Ragna and Hartmann, Evi (2008) The use of tacit knowledge within innovative companies: knowledge management in innovative enterprises, Journal of Knowledge Management, Vol. 12, No. 1, pp. 133-147.